Si vous cherchez un CRM de gestion de patrimoine avec prise de notes automatisée, deux voies s'offrent à vous : garder votre CRM actuel et y ajouter un assistant de réunion IA, ou passer à un Un-CRM, où le dossier client et l'IA partagent une seule plateforme.

Un assistant de réunion IA peut documenter vos conversations avec vos clients, préparer les notes de rencontre et les envoyer dans votre CRM existant. Selon l'intégration, il peut ajouter de nouvelles informations sans avoir accès à l'historique, aux documents et aux dossiers déjà enregistrés dans le CRM. L'Un-CRM prend une autre approche : la gestion de la clientèle et l'IA sont réunies dans une seule plateforme, conçue pour que l'information client que vous avez déjà serve à toute la relation, pas seulement à la dernière rencontre.

Autrement dit, un assistant de réunion IA ne remplace pas le CRM : il travaille à côté, et le CRM reste le système de référence.

En bref

• CRM traditionnel : le système de référence classique pour l'information client, les notes de rencontre, les tâches et les suivis. Selon le système, vous ou votre adjoint faites encore à la main bien des étapes administratives.

• CRM traditionnel + assistant de réunion IA : ajoute l'IA à votre CRM existant pour aider les conseillers à consigner leurs rencontres, à préparer leurs notes et à automatiser certaines tâches. Son utilité dépend de la profondeur de son intégration au CRM.

• Un-CRM : réunit les fonctions d'un CRM et l'IA dans une seule plateforme, conçue pour que l'IA travaille avec l'information client déjà dans le système et la mette à profit dans le travail qui suit.

Lequel choisir? Gardez votre CRM et ajoutez-y un assistant de réunion IA si votre CRM répond à vos besoins et que l'assistant peut lire vos dossiers clients existants, pas seulement y écrire de nouvelles notes. Envisagez un Un-CRM si, après chaque rencontre, votre équipe cherche encore l'historique, les documents et les suivis dans plusieurs outils.

Pourquoi les conseillers se tournent-ils vers les assistants de réunion IA?

Les conseillers se tournent vers les assistants de réunion IA parce que tenir un CRM à jour demande du travail, et que beaucoup de ce travail tombe après la rencontre. Le CRM est depuis longtemps la pierre d'assise de bien des cabinets : c'est là que vivent les profils clients, les notes de rencontre, les tâches, les documents et les suivis. Après une rencontre, le conseiller ou son adjoint doit généralement rédiger le résumé, mettre à jour le profil, créer les tâches, préparer le suivi et classer les documents. Certains CRM automatisent une partie de ce travail, mais vous et votre équipe faites encore une grande partie de ce qui garde le système utile.

Un assistant de réunion IA peut alléger ce travail sans changer le système que vous utilisez déjà. Selon le produit, il traite la rencontre, rédige le résumé, repère les actions à faire, prépare le courriel de suivi et envoie l'information de la rencontre dans votre CRM. C'est aussi un produit de plus à évaluer, à payer et à gérer. Au-delà de la rencontre, sa valeur dépend d'une seule chose : ce qu'il peut réellement lire dans votre CRM, et non la simple existence d'une intégration.

Option A : les modules complémentaires d'IA peuvent-ils rendre votre CRM actuel moins pénible?

Oui, jusqu'à un certain point. Les modules d'IA peuvent documenter les rencontres, rédiger les suivis et créer des tâches dans votre CRM. Ils atteignent leur limite là où ils peuvent écrire dans le CRM sans pouvoir lire ce qui s'y trouve déjà, comme l'historique du client ou ses documents existants.

Garder votre CRM actuel est un choix sensé si vous en êtes satisfait, si vos processus en dépendent ou si votre courtier ou votre réseau l'exige. Dans cette configuration, le CRM reste le système de référence, et d'autres outils prennent en charge des tâches précises : la documentation des rencontres, la rédaction des courriels, la prise de rendez-vous et le reste du travail administratif. Un assistant de réunion IA peut alors réduire la quantité d'information que vous et votre adjoint devez saisir à la main.

Chaque mois, je parle en moyenne avec une centaine de conseillers en gestion de patrimoine et en sécurité financière, dans des rencontres avec leurs équipes et lors d'événements de l'industrie, de leur pratique, de leur technologie et de la façon dont ils utilisent l'IA. Une frustration revient sans cesse : l'assistant écrit dans le CRM, mais il ne voit pas ce qui s'y trouve déjà. Récemment, un conseiller d'une équipe de trois personnes m'a montré sa configuration : un CRM fourni par son courtier, un assistant IA généraliste avec des agents personnalisés et une application de dictée. Chaque outil aide. L'équipe fait quand même du copier-coller de l'un à l'autre, parce que le CRM laisse les autres outils y pousser de l'information, mais ne leur ouvre pas ce qui y est déjà enregistré. Pour une équipe de cette taille, changer de CRM n'était pas réaliste, alors la friction reste.

Certaines intégrations de CRM vont dans un seul sens, ou ne couvrent qu'une partie du dossier. Un assistant de réunion IA peut pousser des notes de rencontre dans le CRM tout en ayant peu ou pas accès à ce qui s'y trouve déjà : l'historique du client, les documents existants, le profil complet. Le niveau d'accès varie selon le produit et l'intégration.

Un assistant de réunion IA peut savoir ce qui s'est dit à la dernière rencontre sans avoir l'historique dont il aurait besoin pour faire ressortir ce qui compte ou aider à réaliser les prochaines étapes. Les outils sont branchés, mais l'intelligence dont chacun dispose peut rester morcelée.

Pour certains cabinets, c'est un compromis acceptable. D'autres seraient mieux servis par un système où les dossiers clients, les documents, l'historique des rencontres et l'IA travaillent ensemble.

Nous avons commencé à utiliser Bloks pour nos notes conformes, et nous avons vite compris que ça changeait complètement notre façon de voir notre CRM.

Brendan Gordon, associé directeur, GBF Insurance and Investment Planning, Inc. (traduit de l'anglais)

Que se passe-t-il après la rencontre?

Après une rencontre client, le conseiller et son équipe doivent documenter la discussion, mettre à jour les bons dossiers, établir les prochaines étapes et préparer le prochain échange. Prenons une revue annuelle. Votre client mentionne un changement dans sa situation familiale, pose une question sur une police existante et s'engage à vous envoyer un document à jour. La conversation n'est que le début du travail.

Voici comment chacune des trois approches s'en charge.

La question n'est pas seulement de savoir si un assistant IA peut écrire dans le CRM. C'est de savoir s'il peut aussi lire ce qu'il lui faut pour comprendre le client et aider à finir le travail.

Option B : qu'est-ce que l'Un-CRM, une solution de rechange au CRM conçue pour automatiser les notes et les suivis?

L'Un-CRM est une plateforme de gestion de la clientèle où les dossiers clients et l'IA travaillent dans le même système. Comme l'IA se trouve à l'intérieur du dossier client, elle est conçue pour préparer les notes de rencontre, les suivis et les tâches à partir de tout l'historique du client, pas seulement de la dernière rencontre.

Un CRM traditionnel sert surtout à stocker et à organiser les dossiers clients. L'Un-CRM est pensé pour relier ces dossiers au travail qui suit un échange avec un client : la documentation, les suivis, les tâches et la préparation de la prochaine rencontre. Ça ne veut pas dire que toutes les sources de données sont accessibles automatiquement, ni que chaque tâche se fait toute seule. L'accès dépend toujours des autorisations, des intégrations et de ce que le produit peut faire.

L'approche de Bloks

Bloks développe son Un-CRM, qui réunit la gestion de la clientèle et l'IA de Bloks dans une seule plateforme, pour les conseillers financiers canadiens. Par souci de transparence, je précise que je travaille chez Bloks.

Vous pouvez continuer d'utiliser Bloks Companion AI avec votre CRM actuel, là où l'intégration est prise en charge. Aujourd'hui, Bloks Companion AI envoie de l'information dans les CRM pris en charge. Lire et utiliser le dossier client complet, c'est justement le rôle de l'Un-CRM de Bloks. L'Un-CRM de Bloks est une option distincte, encore en développement, qui combine les fonctions d'un CRM et l'IA de Bloks.

Les fonctions CRM prévues comprennent la gestion des ménages, les notes clients, les suivis, les actifs, les polices d'assurance et la gestion documentaire. L'idée, c'est que le dossier client se tienne à jour tout seul, pour que vous et votre équipe puissiez vous concentrer sur ce qu'il contient.

CRM de gestion de patrimoine avec prise de notes automatisée : quelle configuration convient à votre cabinet?

Un CRM de gestion de patrimoine avec prise de notes automatisée, c'est généralement l'une de deux configurations : votre CRM actuel, auquel s'ajoute un assistant de réunion IA qui y envoie les notes, ou un Un-CRM, où le dossier client et l'IA partagent une seule plateforme. La première garde votre CRM. La seconde est conçue pour que l'IA lise tout le dossier, et pas seulement qu'elle y écrive.

Aucune configuration ne convient à tous les conseillers. La meilleure configuration dépend de votre CRM actuel, de la façon dont votre cabinet travaille et de la profondeur des intégrations offertes.

Peu importe votre choix, vérifiez ce que l'intégration fait réellement. Ne tenez pas pour acquis que, parce que deux produits sont branchés, l'IA voit tout ce qu'il y a dans votre CRM.

Que doivent vérifier les conseillers canadiens avant d'adopter la prise de notes automatisée?

Avant d'adopter la prise de notes automatisée, les conseillers canadiens devraient vérifier cinq choses : la conformité et la tenue de dossiers, la protection des renseignements personnels, la profondeur de l'intégration, les processus d'équipe et les contrôles d'accès, et la migration. La bonne configuration respecte vos obligations de conformité et de confidentialité, donne à l'IA accès à l'information client dont elle a besoin et cadre avec les politiques de votre courtier ou de votre réseau. Pour certains cabinets, c'est le CRM actuel avec un assistant de réunion IA. Pour d'autres, c'est un Un-CRM.

1. Conformité et tenue de dossiers

Les règles qui s'appliquent dépendent de votre inscription et de votre modèle d'affaires. Ces règles peuvent comprendre celles de l'OCRI, la réglementation des valeurs mobilières, les obligations du secteur de l'assurance et les politiques internes de votre courtier ou de votre réseau. Pour les courtiers en placement et les personnes inscrites, commencez par les ressources de l'OCRI sur les réformes axées sur le client et par le Règlement 31-103, qui encadre notamment la tenue de dossiers.

• OCRI : Réformes axées sur le client

• Règlement 31-103

Des notes ou des résumés générés par l'IA ne garantissent pas la conformité à eux seuls. Évaluez l'outil en fonction de la façon dont votre cabinet gère réellement la documentation, la supervision, la conservation et la tenue de dossiers.

2. Protection des renseignements personnels

Les conversations et les dossiers clients peuvent contenir des renseignements personnels et financiers sensibles. Au Canada, cela fait intervenir la LPRPDE et, pour la clientèle québécoise, la Loi 25. Si vous êtes conseiller en sécurité financière, vérifiez aussi ce qu'attend l'AMF ou l'organisme de réglementation de l'assurance de votre province. Posez ces questions :

• Quelle information client est envoyée au service d'IA, et où est-elle stockée?

• Comment est-elle protégée et conservée, et qui peut y accéder?

• Quelles autorisations les intégrations exigent-elles, et le cabinet peut-il contrôler l'accès aux dossiers et aux documents?

• Le fournisseur utilise-t-il l'information client pour entraîner ses modèles, et à quelles conditions?

Les principes du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada pour une IA responsable sont une bonne référence. Avant d'adopter un nouvel outil, revoyez les politiques internes de votre cabinet avec votre équipe de conformité ou de protection des renseignements personnels.

3. Intégration aux systèmes existants

« Intégration » ne veut pas dire la même chose d'un produit à l'autre. Un outil peut envoyer de l'information à un autre sans pouvoir lire quoi que ce soit en retour. Un autre peut offrir un accès plus large aux données ou une synchronisation bidirectionnelle. Confirmez :

• L'IA peut-elle lire les dossiers clients existants, ou seulement en créer de nouveaux?

• Peut-elle accéder à l'historique des notes de rencontre et aux documents pertinents?

• Quels champs et quels types de dossiers peuvent être synchronisés?

• Comment les mises à jour, les doublons et les informations contradictoires sont-ils gérés?

• Que se passe-t-il quand une intégration échoue ou que les autorisations changent?

4. Processus d'équipe et contrôles d'accès

Un CRM sert souvent à plus d'une personne. Assurez-vous que la plateforme prend en charge les rôles, les autorisations et les processus dont votre cabinet a besoin. Un système qui allège le travail du conseiller, mais qui ajoute des étapes à son adjoint, n'est pas nécessairement un progrès pour l'ensemble de l'équipe.

5. Migration et exigences opérationnelles

Changer de CRM peut toucher les dossiers clients, les documents, les processus et les habitudes de l'équipe. Avant de migrer, vérifiez quelles données peuvent être transférées, comment elles seront validées et si la nouvelle configuration est compatible avec les exigences de votre courtier ou de votre réseau.

Pour en savoir plus, consultez le guide de Bloks sur la conformité de la prise de notes par IA pour les conseillers canadiens.

Comment choisir entre un CRM traditionnel et un Un-CRM?

Commencez par l'endroit où votre façon de travailler accroche le plus. Si c'est la documentation des rencontres, un assistant de réunion IA bien intégré à votre CRM peut suffire. Si ça va au-delà des notes, regardez si l'IA peut accéder à l'historique et aux documents du client, et si votre équipe fouille encore dans le CRM et jongle avec des produits distincts pour faire le travail.

Choisissez un CRM traditionnel avec un assistant de réunion IA si :

• Votre CRM actuel répond à vos besoins essentiels.

• Vous voulez moins de documentation manuelle des rencontres sans remplacer votre système.

• L'intégration prend en charge les processus et l'accès aux données dont vous avez besoin.

• La configuration respecte les exigences de conformité, de confidentialité et d'exploitation de votre cabinet.

Envisagez un Un-CRM si :

• Vous voulez la gestion de la clientèle et l'IA dans la même plateforme.

• Votre équipe passe beaucoup de temps à sauter d'un système à l'autre pour retrouver l'information client.

• Vous voulez que l'IA travaille avec les dossiers clients, les documents et l'historique des rencontres de la plateforme.

• Vous êtes en mesure d'évaluer la migration, la compatibilité et les exigences de votre organisation.

L'Un-CRM n'est pas automatiquement le bon choix pour tous les cabinets, surtout quand des systèmes existants ou les exigences du courtier dictent la façon de gérer les dossiers clients. Avant de décider, comparez des façons de travailler complètes, pas des fonctionnalités isolées. Un outil qui rédige d'excellentes notes de rencontre peut quand même laisser beaucoup de travail à votre équipe. Pour aller plus loin, lisez Éliminer les mises à jour manuelles du CRM et Pourquoi les conseillers financiers détestent leur CRM.

De la gestion des dossiers clients au travail accompli

Le CRM traditionnel reste la base de bien des cabinets, et les assistants de réunion IA de tiers peuvent en combler certaines lacunes. Mais quand l'intégration donne un accès limité à ce qui est déjà dans le CRM, l'IA peut manquer du contexte dont elle a besoin pour aider à réaliser les prochaines étapes. L'Un-CRM est conçu pour mettre l'information client, les documents et l'historique des rencontres au service d'une plus grande part de la relation.

Avec un CRM traditionnel, l'IA peut vous aider à mettre à jour le système que vous avez déjà. Avec un Un-CRM, l'IA peut travailler avec l'intelligence client contenue dans le système lui-même.